Facturation #

Le module Facturation regroupe les activités liées à la facturation des clients.

Il permet la création des factures, acomptes et avoirs, la saisie des règlements et l’envoi des relances. Il est en lien avec les modules Clients, Commandes, Expéditions, Éditions et États.

Schéma général #

La facturation découle directement des commandes, de l’expédition des produits finis et de la réalisation des prestations commandées.

• Une commande peut être accompagnée d’une demande d’acompte, qui fera l’objet d’une facture d’acompte dès son règlement.
• Une expédition est matérialisée par l’émission d’un Bon de Livraison (BL). Le BL déclare les sorties de stock et déclenche l’émission de la facture.

Il n’est pas possible de créer une facture sans émission préalable d’un BL ou d’un bon de fin de travaux.

%%{init: {'themeVariables': { 'fontSize': '18px'}}}%% flowchart TD subgraph tout[" "] Cde[Commande]--> AC Cde-->Prod[/Production/]-->EX Cde-.->Ann[/Annulation de commande/]-.->FACA Ann-.->AVOIRAC EX[/Expédition/] BL[Création d'un BL] subgraph Fact[" "] AC[/Demande d'acompte/] FACAC[Facture d'acompte] AC --règlement--> FACAC FACAC -....-> AVOIRAC[Avoir d'annulation du montant de l'acompte] FACAC -.déduire au plus tôt.-> FACV EX --> BL FACPRO[/Facture à valider/] FACV[Création d'une facture validée] BL --facturation manuelle--> FACPRO BL --facturation automatique--> FACV FACPRO --validation--> FACV FACV --> FACA FACV --envoi au client--> FACP[Facture envoyée] FACP --règlement--> FAR[Facture réglée] FACP --> FACA[Facture compensée par avoir] FACA --> AVOIR[Avoir d'annulation du montant de la facture] FAR --> CdeCLO[/Clôture de la commande/]-.-> AVOIRCOM[Avoir geste commercial/erreur/trop perçu] FACP -.-> CdeCLO FACV -.-> CdeCLO end end

Types de factures #

Facture standard (Facture) #

Document comptable et commercial qui atteste d’une transaction entre un vendeur (ou prestataire de services) et un acheteur (ou client). Elle représente une demande officielle de paiement pour des biens ou services fournis. La facture a une valeur juridique et constitue une preuve indispensable pour la comptabilité des deux parties. La facture s’ajoute au chiffre d’affaires de l’entreprise.

Facture d’acompte (Acompte) #

Elle permet de justifier le montant versé en amont de la livraison du bien ou de la réalisation du service, avant l’établissement de la facture correspondante. Un acompte représente une avance sur le montant total d’un projet. La facture finale mentionne les acomptes déjà versés pour la même commande et en déduit le reste à payer. L’acompte n’entre pas dans le chiffre d’affaires de l’entreprise ; il sert à régler le montant des factures.

Avoir sur facture (Avoir) #

Un avoir est un document émis lorsque le client a déjà été facturé de l’intégralité de la prestation ou du produit, mais qu’il y a une annulation, une modification ou un retour. L’avoir a une valeur négative et réduit le chiffre d’affaires de l’entreprise.

L’avoir sur acompte est un cas particulier, créé pour rembourser un acompte versé sur une commande partiellement ou entièrement annulée.

NB : « note de crédit » et « avoir comptable » désignent la même opération. L’expression « note de crédit » est plus couramment utilisée en Belgique et en Suisse.

Documents annexes #

Demandes d’acompte #

Une demande d’acompte n’est pas une facture. Elle est envoyée au moment du passage de commande pour les clients dont les conditions de règlement l’exigent. La demande d’acompte est transformée en facture d’acompte dès l’enregistrement de son règlement.

Récapitulatif de facturation #

Un récapitulatif de facturation n’est pas une facture. Il permet de faire état des factures, acomptes et avoirs émis à l’attention d’un client sur une période ou dans le cadre d’une commande choisie, et d’expliquer l’émission d’un reste à payer ou d’un avoir.

Règlements #

Règlement d’une demande d’acompte #

C’est l’enregistrement du règlement d’une demande d’acompte qui conduit à la création d’une facture d’acompte.

Règlement d’une facture #

Une facture peut être réglée par l’enregistrement d’une entrée de fonds de la part du client, ou par l’exercice d’un avoir qui lui est dû. Le règlement peut être complet ou partiel. On enregistre le montant, le mode de paiement employé et, éventuellement, la référence de règlement. Si le règlement se fait par avoir, l’avoir correspondant est lié et le montant y est prélevé. Si la facture est partiellement réglée, elle reste à l’état Validée. Si la facture est intégralement réglée, elle passe au statut Réglée.

Relance pour retard de règlement #

Une relance n’est pas une facture. Elle permet de faire état des factures en attente de paiement émises à l’attention d’un client, dans le cadre général ou dans le cadre d’un projet choisi, et rappelle les montants et échéances. La relance peut être émise plusieurs fois ; un compteur de relance permet de justifier une mise en demeure.

Contenu d’une facture #

La plupart des mentions obligatoires sur une facture le sont également sur les avoirs et acomptes, notamment l’en-tête, l’émetteur, le destinataire et le récapitulatif. Certaines données sont en revanche spécifiques à chaque type de document.

En-tête #

• Type (facture, acompte, avoir)
• Date d’émission
• Numéro (numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture, par séries distinctes de type)

Ces mentions d’en-tête apparaissent sur chaque page numérotée du document édité.

Émetteur #

• Contact : nom, prénom, numéro de téléphone, courriel
• Raison sociale
• N° RCS de la ville du greffe d’immatriculation
• Numéro SIREN
• Nom du siège social
• Nom de l’établissement
• Adresse de facturation de l’établissement (lignes, code postal, ville, pays)
• Structure juridique
• Capital social
• N° TVA intracommunautaire

Ces informations proviennent du paramétrage et des templates d’édition de l’entité ; elles ne peuvent pas être modifiées par l’utilisateur.

Destinataire #

• Contact : nom, prénom, numéro de téléphone, courriel
• Dénomination sociale
• Adresse de facturation
• Numéro SIREN de facturation (facultatif)
• Numéro de TVA intracommunautaire (obligatoire si assujetti)
• Mention « assujetti TVA »
• Taux de TVA
• Adresse de livraison

Ces informations proviennent du BL, de la commande, du client ou — dans le cas d’un avoir — de la facture initiale.

Lignes de facture #

• Numéro de commande
• Référence de la commande client
• Référence de livraison (n° de BL)
• Désignation du produit
• Quantité
• Prix unitaire
• Date de livraison ou date de fin de prestation

S’il s’agit d’une prestation de services, indiquer la désignation, le temps consacré et le tarif horaire de chaque partie du projet.

Mentions spécifiques de l’avoir #

• Numéro de la facture d’origine
• Type d’avoir (avoir commercial, avoir pour erreur, avoir pour annulation)
• Le destinataire de l’avoir est toujours le même que celui de la facture qu’il compense ou corrige.

Récapitulatif #

• Montant HT (hors TVA)
• Taux de TVA
• Montant de la TVA
• Montant total TTC
• Numéro d’acompte et montant utilisé
• Net à payer (cas d’une facture)
• Net à déduire (cas d’un avoir ou d’un acompte)

Conditions de règlement #

• Options de paiement possibles (CB, virement, chèque) ou mode de paiement employé pour le règlement dans le cas des acomptes
• Conditions et délais de paiement
• Date d’échéance, calculée en fonction de la date d’émission de la facture et des conditions de paiement du client (ou valeur saisie)
• Informations bancaires (IBAN)
• Pénalités applicables en cas de retard

Règles de gestion #

État de la facture #

• À valider
• Validée
• Réglée
• Compensée par avoir

Lorsque la facture vient d’être créée, sans numéro ni date, les données administratives et les conditions de règlement sont issues de la commande. À partir du moment où elle est validée, la facture est figée ; seuls son état et son commentaire peuvent encore évoluer : elle sera envoyée au client, puis réglée le cas échéant — ou compensée si elle fait l’objet d’un avoir total pour annulation de commande.

État de relance #

Lorsque la facture est à l’état Envoyée, elle est en attente de règlement jusqu’à ce qu’elle soit soldée. Si la date d’échéance est dépassée, elle entre dans le processus de relance, dont le statut évolue à chaque relance émise :

• À envoyer
• Envoyée
• Relance R1
• Relance R2
• Relance R3
• Mise en demeure

En-tête #

• Une facture obtient son numéro et sa date de facturation au moment de sa validation.
• Une fois validée, la facture n’est plus modifiable.
• Le PDF de la facture est généré une seule fois et reste disponible au téléchargement.

Émetteur #

• Les informations de l’émetteur proviennent du paramétrage de l’ERP ; elles ne peuvent pas être modifiées.

Destinataire #

• L’adresse de facturation provient de la commande.
• L’adresse de livraison provient du BL.
• À défaut, ces informations sont modifiables tant que la facture n’est pas validée.

Lignes de facture #

• Une ligne de facture est reliée à une ligne de livraison et à la commande correspondante.
• Elle contient la désignation du produit, la quantité et le prix unitaire.
• S’il s’agit d’une prestation de services, le tarif horaire et le temps consacré sont précisés.
• La date d’expédition ou de fin de prestation est indiquée.

Récapitulatif de la facture #

• Si la facture fait référence à une commande ayant donné lieu à une facture d’acompte, le récapitulatif indique la liste des factures d’acompte associées.
• Le reste à payer est calculé à partir du montant de la facture et du montant disponible des factures d’acompte.

Conditions de règlement #

• Les conditions de règlement sont issues de la fiche client. Elles sont modifiables avant validation et figées au moment de la validation de la facture.
• La date d’échéance est calculée selon les conditions de règlement choisies et n’est plus modifiable après validation.
• Modes de règlement possibles :
  • CB
  • Virement
  • Chèque

Cycle de vie d’une facture #

Création de la facture #

La création d’une facture se fait uniquement à l’occasion d’une livraison, lors de la validation du BL.

Depuis l’onglet Expéditions d’une commande (voir Expéditions), au moment de la validation du Bon de Livraison, deux options sont proposées :

• Valider : valide le BL uniquement ; la facture devra être créée manuellement depuis le module Facturation.
• Valider ET créer la facture : valide le BL et génère automatiquement une facture à partir des données de la commande et du BL.

La facture créée est au statut À valider. Ses informations (client, lignes, conditions de règlement) peuvent encore être modifiées avant validation.

Validation de la facture #

Une fois la facture vérifiée, cliquer sur Valider. La validation :

• attribue un numéro de facture définitif (séquence chronologique continue) ;
• fige la date d’émission ;
• rend la facture non modifiable.

Envoi au client #

Depuis la facture validée, cliquer sur Envoyer par email pour transmettre la facture au client. La date d’envoi est enregistrée.

Enregistrement d’un règlement #

Lorsque le paiement est reçu, enregistrer le règlement depuis la facture :

• saisir le montant, le mode de paiement et la référence de règlement ;
• si le règlement est partiel, la facture reste à l’état Validée avec le solde restant ;
• si le règlement est complet, la facture passe à l’état Réglée.

Relance #

Si la date d’échéance est dépassée, une relance peut être envoyée au client. Le compteur de relance (R1, R2, R3, Mise en demeure) est incrémenté à chaque envoi.

Pages du module Facturation #

Liste des factures #

Permet :

• de filtrer par statut (À valider, Validée, Réglée, Compensée par avoir).
• de télécharger un PDF unique pour plusieurs factures d’un même client (action Télécharger PDF).
• de fusionner plusieurs factures non validées d’un même client en une seule (action Fusionner les factures non validées).
• de marquer un acompte comme payé depuis l’onglet correspondant.

Liste des avoirs #

Onglet dédié. Chaque ligne précise le type d’avoir, la facture d’origine et le solde restant à exercer (le cas échéant).

Un avoir non entièrement utilisé reste disponible pour être appliqué à une facture future ou remboursé.

Liste des acomptes #

Liste les demandes d’acompte et les factures d’acompte. Permet de :

• enregistrer le règlement d’une demande d’acompte → cette action génère automatiquement la facture d’acompte ;
• télécharger la facture d’acompte ;
• voir, par acompte, la liste des commandes qui le déduisent.

À solder #

Page Facturation → À solder.

Tableau récapitulatif des factures, avoirs et acomptes ouverts. Pour chaque ligne :

• montant initial / montant disponible
• état (validée, réglée partiellement, en relance, mise en demeure)
• actions de règlement ou de compensation rapides

Le bandeau de bas de page affiche le total restant dû sur la sélection ou le filtre courant.

Paiements par carte #

Page Facturation → Paiements par carte.

Liste des règlements CB encaissés via le portail ProtoElectronics (paiement en ligne lors de la commande) :

Export comptable #

Page Facturation → Export comptable.

Génère un fichier exportable vers le logiciel comptable (SAGE).

Paramètres :

• Période : dates de début et de fin
• Types de lignes activables / désactivables (factures, avoirs, acomptes, etc.)
• Export client : génère également le fichier des comptes clients

Les codes comptables utilisés proviennent de la configuration des Assujettissements TVA et de la fiche client.

Commandes sous-traitées #

Page Facturation → Commandes sous-traitées.

Suivi des commandes prises en sous-traitance par un site Alliance pour un autre. Pour chaque commande :

• Site de production
• Nb d’assemblages
• Temps de production consommé (en heures)
• Valorisation production = temps × taux horaire de sous-traitance (taux configurable en tête de page)
• Date de clôture

Un export mensuel permet de produire la facturation interne entre sites.