Portail client ProtoElectronics #

Le portail client est une application web dédiée aux clients de ProtoElectronics. Il leur permet de créer et configurer leurs projets de cartes électroniques, sélectionner leurs composants, obtenir des devis en temps réel et passer commande en ligne, sans intervention d’un commercial.

Ce portail est distinct de l’ERP interne. Les données saisies par le client sont intégrées dans l’ERP et traitées par les équipes de ProtoElectronics.

Accès #

Création de compte #

Depuis la page d’accueil, cliquer sur Créer un compte. Renseigner les informations demandées (email, mot de passe, prénom, nom, nom de société). Un code de vérification est envoyé par email pour activer le compte.

Connexion #

Saisir l’adresse email et le mot de passe. En cas d’oubli, utiliser Mot de passe oublié pour recevoir un lien de réinitialisation par email.

Rôles utilisateurs #

Chaque compte appartient à un espace de travail (workspace) partagé entre les utilisateurs d’une même société. Trois rôles sont disponibles :

Un rôle combiné Prototypeur-Acheteur regroupe les deux derniers rôles.

Tableau de bord #

Page d’accueil après connexion. Le tableau de bord présente l’ensemble des projets en cours, avec pour chacun :

• Le nom du projet et la version
• Le statut d’avancement
• La date de dernière modification
• Un accès rapide aux actions disponibles

Les projets sont regroupés par statut :

Cycle de vie d’un projet #

flowchart TD N["Création du projet"] --> PCB["Configuration PCB"] PCB --> BOM["Sélection des composants (BOM)"] BOM --> OFF["Résumé et offre"] OFF --> CMD["Commande"] OFF -.->|acheteur requis| ORD["Transmission à l'acheteur"] ORD --> CMD

Créer un projet #

Sur le tableau de bord, cliquer sur Créer un projet.

Renseigner :

• Nom du projet
• Quantités par type de produit :

Un projet peut combiner plusieurs types. La BOM n’est requise que pour les PCBA et les kits.

Configuration du PCB #

Accessible uniquement pour les projets PCBA, PCB nu et kit avec PCB.

La configuration PCB permet de définir les caractéristiques techniques du circuit imprimé : nombre de couches, finition de surface, couleur du vernis épargne, épaisseur du cuivre, etc.

Les options disponibles sont organisées en sections. Certaines valeurs peuvent créer des dépendances (la sélection d’une option peut restreindre les choix pour une autre option).

Si la technologie Flex est sélectionnée, la quantité PCBA est automatiquement ramenée à 0 (l’assemblage CMS n’est pas proposé sur flex).

Les options PCB se verrouillent dès qu’un devis est généré. Il est possible de réinitialiser les options aux valeurs par défaut si aucun devis n’a encore été créé.

Sélection des composants (BOM) #

L’onglet Sélection des composants est l’étape centrale du processus. Il permet de définir la liste de tous les composants nécessaires à la fabrication, avec leurs quantités et leurs repères.

La BOM se verrouille automatiquement dès qu’un devis est généré. Toute modification ultérieure nécessite de regénérer les devis.

Méthode 1 : Importer une BOM #

Le moyen le plus rapide pour saisir une BOM existante. Cliquer sur Importer une BOM.

Étape 1 : Charger le fichier #

Deux options sont disponibles :

• Glisser-déposer un fichier Excel (.xlsx) ou CSV sur la zone dédiée, ou cliquer sur Charger un fichier
• Coller directement le contenu d’un tableur au format CSV dans la zone de texte

Un fichier d’exemple peut être téléchargé via le lien Télécharger un exemple de BOM.

Étape 2 : Cartographie des champs #

L’ERP affiche un aperçu des données détectées et propose un mapping automatique des colonnes. L’utilisateur vérifie et ajuste le mapping pour chaque colonne de son fichier :

Il est possible de définir le nombre de lignes à ignorer en tête de fichier (en-têtes sur plusieurs lignes).

Un message de validation confirme que toutes les colonnes requises ont été identifiées. Cliquer sur Importer.

Méthode 2 : Ajouter un composant manuellement #

Cliquer sur Ajouter un composant pour ouvrir le formulaire de saisie.

Champs du formulaire #

Format des repères : les repères sont saisis séparés par des virgules. La notation R3-5 est un raccourci pour R3, R4, R5. Le nombre de repères doit correspondre à la quantité par carte.

Recherche de composant #

Après avoir saisi le MPN ou le SKU, cliquer sur Chercher. Le système interroge les fournisseurs disponibles et affiche les correspondances trouvées sous forme de tableau (MPN, fabricant, SKU, fournisseur, description). Cliquer sur une ligne pour sélectionner le composant correspondant.

Cliquer sur Confirmer pour ajouter le composant à la BOM.

Fourniture client #

Cocher Je fournis le composant si le client fournira lui-même le composant à ProtoElectronics (ne sera pas acheté par l’équipe). Le MPN reste requis pour identification.

Méthode 3 : Numéros internes (CPN) #

Si votre société utilise des références internes (CPN – Customer Part Number), il est possible de les configurer dans la section Numéros internes du menu principal.

Chaque CPN est associé à un MPN (référence fabricant). Lors d’une importation BOM, la colonne CPN est reconnue et les MPN correspondants sont résolus automatiquement.

Les CPN peuvent être importés en masse via un fichier Excel et exportés pour sauvegarde.

Le tableau de BOM #

La BOM est présentée sous forme de tableau interactif. Chaque ligne représente un composant.

Colonnes principales :

Actions disponibles sur chaque ligne :

• Cliquer sur le statut ou l’icône de modification pour éditer la ligne
• Cliquer sur Trouver d’autres suggestions pour lancer ProtoSearch

Actions en masse (après sélection de plusieurs lignes) :

• Supprimer la sélection
• Marquer comme fourniture client
• Demander un devis composant

Statuts des composants #

Chaque ligne de BOM dispose d’un statut indiquant l’état de la recherche fournisseur.

Seules les lignes au statut Disponible, Fourniture client ou Devis composant permettent de générer un devis. Toute ligne en erreur ou indisponible bloque le calcul du prix.

ProtoSearch : trouver des équivalents #

Lorsqu’un composant n’est pas trouvé ou indisponible, ProtoSearch permet de rechercher des composants équivalents.

Pour lancer ProtoSearch :

1. Cliquer sur l’icône de modification de la ligne concernée
2. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquer sur Trouver d’autres suggestions

Fonctionnement :

1. Saisir une description du composant recherché dans le champ prévu
2. ProtoSearch analyse la description et retourne une liste de composants équivalents, avec pour chacun : MPN, fabricant, description
3. Cliquer sur Choisir ce composant pour lancer une vérification de disponibilité
4. Si le stock est suffisant, le composant est sélectionné et la ligne passe au statut Disponible

Si le stock est insuffisant pour l’équivalent proposé, le bouton Stock insuffisant s’affiche et la sélection est impossible. ProtoSearch peut être relancé pour trouver une autre alternative.

Ne pas monter #

Il est possible de marquer un composant comme ne pas monter. Le composant reste dans la BOM mais ne sera pas assemblé lors de la fabrication. Il peut toutefois être acheté et inclus dans le kit (selon la configuration).

Cette option est utile pour les options de population différentes ou les composants de test désactivés.

Demander un devis composant #

Pour les composants non trouvés dans les bases de données automatiques, il est possible de demander un devis manuellement à ProtoElectronics. Cliquer sur Demander un devis dans l’éditeur de ligne, ou sélectionner plusieurs lignes et utiliser l’action en masse.

La ligne passe au statut Demande de devis. L’équipe ProtoElectronics prend en charge la recherche et revient avec une réponse. La ligne passe alors au statut Devis composant.

Validation de la BOM #

Avant de pouvoir accéder à l’onglet Résumé et offre, la BOM doit respecter les règles suivantes :

1. Aucune ligne en erreur (doublon topo, erreur topo, liste topo incorrecte, erreur de saisie)
2. Aucune ligne indisponible sans alternative traitée (toutes les lignes doivent être Disponible, Fourniture client, Devis composant ou Demande de devis)
3. Aucun repère dupliqué entre les lignes

Résumé et offre #

L’onglet Résumé et offre regroupe toutes les informations nécessaires pour obtenir un devis et passer commande.

Récapitulatif des composants #

Un encart présente la synthèse de l’état de la BOM :

• Composants disponibles : trouvés et approvisionnables
• Fournis par vos soins : composants en fourniture client
• Composants indisponibles : en attente de traitement
• En attente de devis : devis manuels en cours

Fichiers à fournir #

Selon le type de produit commandé, certains fichiers sont obligatoires pour pouvoir passer commande :

Un indicateur signale si les fichiers obligatoires sont manquants.

Prestations additionnelles #

Des prestations complémentaires peuvent être ajoutées à la commande :

Sélectionner une ou plusieurs prestations dans le menu déroulant Définir des prestations additionnelles. Un champ libre permet de détailler la demande.

Un fichier de spécification peut être joint pour certaines prestations.

L’ajout de prestations non chiffrables automatiquement déclenche une demande de devis manuel et bloque temporairement la génération automatique de prix.

Tableau des prix et délais #

C’est ici que les offres calculées automatiquement par l’ERP sont présentées.

Chaque ligne correspond à un délai de livraison différent (exprimé en jours ouvrés à partir d’aujourd’hui) :

Pour sélectionner une offre : cliquer sur la ligne souhaitée (ou sur le bouton radio). La ligne se surligne.

Pour télécharger le devis en PDF : cliquer sur Générer sur la ligne concernée. L’adresse de livraison doit être renseignée au préalable.

Conditions pouvant bloquer l’affichage des prix :

• BOM incomplète (composants non résolus)
• Devis composant ou PCB en attente
• Prestations additionnelles nécessitant un devis manuel
• Fichiers Gerber ou d’assemblage manquants

Contacts techniques, adresses et informations #

Pour pouvoir passer commande, les informations suivantes doivent être complètes :

• Contact technique : personne de référence pour les questions techniques sur la commande
• Adresse de livraison : sélectionnée depuis les adresses du compte
• Adresse de facturation : sélectionnée depuis les adresses du compte
• Informations complémentaires : champ libre optionnel pour toute précision utile

Validation et commande #

Lorsque toutes les conditions sont réunies (offre sélectionnée, fichiers fournis, adresses renseignées, contact technique choisi), le bouton Commander devient actif.

Selon le rôle :

• Un Prototypeur sans droit d’achat peut transmettre le projet à un acheteur de sa société (Transmettre à un acheteur). Le projet passe au statut Prêt à commander et devient visible pour les Acheteurs.
• Un Acheteur ou Administrateur peut directement passer la commande en acceptant les conditions générales de vente.

La commande est enregistrée dans l’ERP ProtoElectronics et son traitement démarre immédiatement.

Suivi des commandes #

Une fois commandé, le projet passe au statut Commandé sur le tableau de bord. La page Commandes permet de suivre l’avancement de chaque commande et d’accéder aux documents associés (devis, bons de livraison, factures).

Gestion du compte #

Page Mon compte → Informations utilisateur.

Profil et société #

Modification des informations personnelles (nom, prénom, email) et des informations société (nom, numéro de TVA, etc.).

Adresses #

Gestion des adresses de facturation et de livraison utilisées lors des commandes. Il est possible d’en ajouter plusieurs et de les modifier.

Utilisateurs de l’espace de travail #

Les Administrateurs peuvent inviter de nouveaux utilisateurs dans l’espace de travail de la société, modifier leurs rôles et gérer l’accès aux projets.

Numéros internes (CPN) #

Page Numéros internes du menu principal.

Permet de gérer le dictionnaire de références internes de la société :

Import/export : les CPN peuvent être importés en masse depuis un fichier Excel et exportés. Le format d’import suit le même principe que l’import BOM (mapping de colonnes).

Une fois configurés, les CPN sont reconnus automatiquement lors de l’importation d’une BOM contenant une colonne de références internes.