Achats

Achats #

Les achats sont initialement créés à partir du chiffrage BOM, lorsque le devis est transformé en commande.

L’existence d’un achat ne signifie pas qu’il a été passé auprès du fournisseur. L’achat est considéré comme passé lorsque son statut est Commandé.

Page « Tous les achats » #

Liste exhaustive des achats fournisseurs.

Page « Achats par CDC » #

Vue agrégée par commande client : pour chaque CDC, affiche l’avancement global de ses achats (créés, envoyés, reçus). Pratique pour identifier les commandes dont l’approvisionnement n’est pas finalisé.

Page « Achats pour stock » #

Liste des achats qui ne sont pas liés à une commande client mais destinés au stock interne.

Page « Gestion des AR » #

Liste des achats en attente d’accusé de réception fournisseur. Chaque ligne permet de saisir ou de mettre à jour la date prévisionnelle confirmée par le fournisseur.

Une date d’AR en retard par rapport à la date de besoin est mise en évidence pour permettre une action rapide (relance fournisseur ou ajustement du planning).

Colonnes du tableau « Tous les achats » #

Colonnes spécifiques :

  • Raison d’achat :
    • Standard : valeur par défaut.
    • Manquant : achat créé par la production pour signaler un manquant de composant.
  • Date de création : date à laquelle l’achat a été enregistré pour la première fois dans le système.
  • Date d’envoi : date à laquelle l’achat a été communiqué au fournisseur. Un achat envoyé ne devrait plus être modifié.
  • Date prévisionnelle : jour où l’achat doit être réceptionné selon l’AR fournisseur.
  • Statut : Créé, Commandé (communiqué au fournisseur), Reçu.

Création d’achat #

Cliquer sur Ajouter un achat. Les caractéristiques principales de l’achat sont accessibles en ouvrant le menu Détails.

Il est important de saisir le numéro de commande client associé à l’achat, le cas échéant.

Les lignes d’achat peuvent être :

  • saisies manuellement (Ajouter une ligne vierge),
  • importées via un fichier (Importer une liste).

En mode création, il est possible de saisir des lignes avec des fournisseurs différents. Il y aura alors autant d’achats créés que de fournisseurs différents.

Les autres colonnes des lignes sont identiques au mode Édition.

Édition d’achat #

Un achat existant est attaché à un fournisseur. Les détails sont modifiables (voir Détails).

Actions possibles :

  • Déplacer vers un nouvel achat : un nouvel achat avec la même configuration est créé et les lignes sélectionnées y sont déplacées.
  • Déplacer vers un achat existant : après sélection d’un autre achat, les lignes sélectionnées y sont déplacées.
  • Déclarer comme envoyé : à utiliser lorsque la commande a été passée auprès du fournisseur. L’état de l’achat passe à Commandé et la date d’envoi est renseignée automatiquement.
  • Envoi fournisseur : si une adresse mail d’envoi est configurée sur le fournisseur (voir Configuration des fournisseurs), un mail contenant les lignes d’achat au format CSV et PDF est envoyé.

Détails d’un achat #

  • Raison d’achat :
    • Standard : valeur par défaut.
    • Manquant : achat créé par la production pour signaler un manquant de composant.
  • Réf. achat : numéro unique de l’achat dans l’ERP, préfixé par AP.
  • Date prévisionnelle : jour où l’achat doit être réceptionné selon l’AR fournisseur.
  • Date de besoin : jour où l’achat doit être réceptionné pour permettre le démarrage de la production.
  • Commande client : commande client liée à l’achat. Lors de la réception, les articles devront être rangés dans les bacs de la commande. Si aucune commande client n’est renseignée, il s’agit d’un achat pour le stock interne.
  • Poste de cadencement : si l’achat est lié à une commande client, un ou plusieurs postes doivent être liés. Un poste est considéré comme complet lorsque tous les achats associés sont reçus.
  • Fournisseur : obligatoire.
  • Type d’achat : autre ou composants. Le type composants est orienté MPN et SKU et active la recherche par API. Le type autre permet une saisie plus libre.
  • Commentaire : champ libre utilisateur.

Configuration des fournisseurs #

Dans Achats → Fournisseurs, il est possible de configurer un fournisseur existant ou d’en ajouter un nouveau.

Options disponibles :

  • E-mail d’achat auto. : adresse e-mail utilisée pour l’envoi automatique des achats.
  • Envoyer les achats par e-mail ? : active ou désactive le bouton d’envoi automatique d’un achat.
  • API Activée : permet la recherche par API. L’API doit avoir été implémentée par l’équipe IT et est spécifique à chaque fournisseur.
  • Devise : devise par défaut des prix retournés par l’API ou saisis manuellement.
  • Conditions de paiement : utilisées pour calculer la date d’échéance prévisionnelle des factures fournisseurs.

État des APIs fournisseurs #

Page Achats → État API.

Permet de surveiller la disponibilité des APIs fournisseurs (Digikey, Mouser, Farnell, etc.). Chaque ligne affiche :

  • le fournisseur ;
  • l’état de l’API (OK, KO, ?) ;
  • la date du dernier test.

Le bouton Lancer un test déclenche immédiatement un appel sur tous les fournisseurs configurés. À utiliser en cas de doute sur l’origine d’une absence de résultats lors d’un Autoselect ou d’une recherche fournisseur.